Ваучер - Общ преглед, как работи, счетоводен принцип

Ваучерът е вътрешен документ в рамките на дадена компания, който се издава от задълженията по сметки Задължения Задълженията по сметките са задължение, възникнало, когато дадена организация получава стоки или услуги от своите доставчици на кредит. Задълженията по сметките се очаква да бъдат изплатени в рамките на една година или в рамките на един оперативен цикъл (което от двете е по-дълго). AP се счита за една от най-ликвидните форми на текущия пасив (AP) отдел. Може да се разглежда като „меморандум“ за задълженията на компанията и се използва за разрешаване на плащане.

Ваучер

Във всяка компания има отдел за задължения, който отговаря за извършването на плащания, дължими на нейните кредитори и доставчици.

Ваучерът е резервен документ, необходим за започване на процедурата по събиране и подаване на всички други документи, необходими за уреждане на отговорност.

Важна характеристика на вътрешното счетоводство на дадено дружество е контролният механизъм. Механизмът гарантира, че всяко плащане, извършено от компанията, е предварително разрешено и че е подходящо за стоките или услугите. Продукти и услуги. Продуктът е осезаем елемент, който се пуска на пазара за придобиване, внимание или потребление, докато услугата е нематериална вещ, която произтича от получена въз основа на съществуващите споразумения.

С други думи, ваучерът е подкрепящ документ за фактура, получена от компанията. След като ваучерът бъде издаден, това означава, че фактурата е проверена и е потвърдено, че трябва да бъде платена. Ваучерът разрешава плащането на фактурата с еднократна сума, която ще бъде записана в баланса.

Как работят ваучерите

При транзакциите между предприятия често плащанията не се дължат веднага. Те могат да бъдат платени с позволено забавяне, което може да варира между 30, 60 или 90 дни. Когато компанията получи доставките с фактурата, вместо да освободи плащането незабавно, тя създава ваучер като напомняне за дължимите плащания или като изявление за вече извършеното плащане.

Ваучерът може да включва различни подкрепящи документи. Най-често срещаните са изброени по-долу:

  • Фактурата, получена от доставчика
  • Данните на доставчика, който трябва да бъде платен (име, адрес, телефонен номер)
  • Данните за плащането (дължима сума, включително възможна отстъпка и краен срок за плащане)
  • Първоначална поръчка за поръчка Поръчка за поръчка Поръчката за покупка е документ с търговски източник, който се издава от отдела за покупки на предприятието при подаване на поръчка до доставчиците на бизнеса или направен от компанията
  • Разписката, която потвърждава, че компанията е получила стоките или услугите, посочени във фактурата
  • Счетоводство на главната книга Главна книга В счетоводството Главна книга (ГЛ) е запис на всички минали транзакции на дадена компания, организирани по сметки. Сметките в Главната книга (GL) съдържат всички дебитни и кредитни транзакции, които ги засягат. Освен това те включват подробна информация за всяка транзакция - необходима по счетоводни причини
  • Подписът на упълномощен представител във фирмата (като ръководителя на отдела за задължения), който валидира покупката и плащането
  • Доказателството за плащане, което е включено в документацията за ваучера

Графиката по-долу показва процеса на изготвяне на ваучер:

Процес на ваучер

Счетоводен принцип

Имайки предвид горната информация, можете да видите, че има два вида ваучери:

  • Ваучери, които имат неизплатен дълг; и
  • Ваучери, които се отнасят до вече платена фактура.

Първият вид (дължимо плащане) е регистриран в баланса Баланс Балансът е един от трите основни финансови отчета. Тези отчети са ключови както за финансовото моделиране, така и за счетоводството. Счетоводният баланс показва общите активи на компанията и начина, по който тези активи се финансират чрез дълг или собствен капитал. Активи = Задължения + Собствен капитал като задължения. След като ваучерът бъде изплатен, той ще бъде регистриран като платен ваучер и трябва да се приложи доказателството за плащане.

значение на ваучерите

Ваучерите са особено важни, когато се извършва одит. По закон всички компании са обект на одитна процедура, която проверява достоверността на информацията във финансовия отчет. Благодарение на ваучера, отговорният одитор може лесно да провери дали всички закупени стоки или платените услуги са били действително получени от компанията. Така ваучерите се използват за оправдаване и документиране на плащанията в брой на компанията.

От друга страна, ваучерите се използват вътрешно, за да намалят риска от неправомерно поведение от страна на служителите и да ги възпрепятстват от тайно споразумение за кражба на активи на компанията. Ваучерите създават хартиена следа, която документира всички хора, участващи в конкретната транзакция, както и техните задачи, свързани с тази транзакция. По този начин е по-лесно да се прецени кой за какво е отговорен.

Пример за ваучери

Малък минимаркет поръчва прясна храна от доставчика си на всеки няколко дни. Управителят на отдела за прясна храна поръчва 50 лири месо и риба, а собственикът инициира поръчката, за да одобри доставката. Когато минимаркетът получи поръчката, съдържанието на доставката се сравнява с поръчката, за да е сигурно, че всичко е получено.

В такъв момент се издава ваучер. Той съдържа поръчката за покупка, разписката за доставка и фактурата. Дължимата сума също е включена и тя ще бъде регистрирана в сметките за плащане до извършване на плащането.

Ваучерът ще бъде изпратен на собственика, който преглежда всичко, за да се увери, че цялата информация е точна, и след това плащането ще бъде одобрено. След това транзакцията се затваря и ваучерът ще бъде регистриран като платен ваучер в баланса.

Свързани четения

Finance е официален доставчик на глобалния сертифициран банков и кредитен анализатор (CBCA) ™ CBCA ™ сертифициране Сертифицираният банков и кредитен анализатор (CBCA) ™ акредитация е глобален стандарт за кредитни анализатори, който обхваща финанси, счетоводство, кредитен анализ, анализ на паричните потоци , моделиране на завети, изплащане на заеми и др. програма за сертифициране, предназначена да помогне на всеки да стане финансов анализатор от световна класа. За да продължите да напредвате в кариерата си, допълнителните ресурси по-долу ще бъдат полезни:

  • Анализ на финансовите отчети Анализ на финансовите отчети Как да извършите анализ на финансовите отчети. Това ръководство ще ви научи да извършвате анализ на финансовия отчет на отчета за доходите, баланса и отчета за паричните потоци, включително маржове, коефициенти, растеж, ликвидност, ливъридж, норми на възвръщаемост и рентабилност.
  • Задължения срещу сметки за вземания Задължения срещу сметки за вземания В счетоводството задълженията и вземанията понякога се бъркат с другите. Двата типа сметки са много сходни по начина, по който се записват, но е важно да се прави разлика между задълженията и вземанията, тъй като едната от тях е сметка за активи, а другата е
  • Проектиране на позиции в баланса Проектиране на позиции в баланса Проектирането на позиции в баланса включва анализ на оборотния капитал, PP&E, дяловия капитал на дълга и нетния доход. Това ръководство разбива как да се изчисли
  • Изходни документи Изходни документи Хартиената следа от финансови транзакции на компанията се нарича в счетоводството като изходни документи. Независимо дали са написани чекове, които да бъдат изплатени, продажбите се извършват за генериране на касови бележки, фактурите за фактури се изпращат от доставчици или работното време се записва в табела за работно време на служителя - всички съответни документи са изходни документи.