SCQA е съкращение, което означава S ituation, C omplication, Q uestion и A nswer. Методът SCQA се използва за привличане на вниманието на читателя. Това е много важно в деловото писане, тъй като читателят има по-малка вероятност да разбере текста и да се съгласи с посланието му, ако му омръзне да го чете.
Обобщение
- SCQA е ефективен метод за правене на бизнес писане по-привлекателен и интересен за читателя.
- SCQA означава Ситуация, Усложнение, Въпрос и Отговор.
- Обръщането на пирамидата е друга тактика за подобряване на четливостта. Той просто обръща структурата на текста, като първо представя заключението и след това се впуска в детайлите около него.
Практически пример за SCQA
По-долу е даден примерен текст, който не използва SCQA:
Виждаме, че горният пасаж е труден за четене и съдържа доста твърд език. Първо се препоръчва да го намалите, така че да посочва ясно причината за писането (ситуацията), усложнението и въпроса (например какъв е проблемът?) И предложения отговор.
И така, нека разгледаме преработената версия на резюмето с прилагания метод SCQA:
Разбиране на SCQA
Въз основа на преработената версия, нека разгледаме всеки компонент на SCQA:
Ситуация
Ситуацията е свързана със стабилността на думата. Това е статуквото и нормата. Писателят трябва да си зададе следните въпроси:
- Какъв е контекстът на случващото се?
- Кои са играчите?
Изречението, съдържащо ситуацията в пасажа, е: „Стоманените доставки в момента произвеждат и продават стоманени пръти на ниво производствен капацитет.“ Изразът представлява изявление, което обяснява на читателя какво се случва.
Усложнение
Що се отнася до усложнението, това представлява промяна в ситуацията и е причината, поради която е необходимо писане в бизнес. Позовавайки се на горния пример, частта за усложняване на SCQA е изобразена в следното изречение:
„Въпреки това бизнесът отказва поръчки поради ограничения на капацитета.“
Така че сега, като читател, знаем, че има огромно търсене на стоманени пръти, но капацитетът на компанията понастоящем не позволява да се отговори на търсенето.
Въпрос
Въпросът се отнася до изявлението на проблема. След дефиниране на проблема, следващата стъпка е да се развие хипотеза. С други думи, започваме да задаваме въпроси.
Хипотезата обикновено е фалшифицирана, което означава, че може да бъде опровергана. Например „всички корпорации са печеливши“. Ако познавате една компания, която не е печеливша, хипотезата е грешна.
В нашия случай въпросът се крие в изречението за усложнение: „Бизнесът обаче отказва поръчки поради ограничения на капацитета.“ След като осъзнава, че компанията не може да осигури достатъчно предлагане на стоманени пръти, за да отговори на търсенето, въпросът е: „Как да го създам?“
Отговор
И накрая, Answer е процесът на фиксиране и отговор на повдигнатия въпрос. И така, отговорът в примера ще бъде да се увеличи нивото на производство на стоманени пръти с 23 800 тона годишно, подкрепено от пазарните проучвания, обосноваващи пазарния потенциал.
Обръщане на пирамидата
Обръщането на пирамидата се отнася до метод за писане на организация по такъв начин, че се фокусира върху показването на действителните заключения в началото, докато се опитва да предостави все повече и повече подробности, докато читателят продължава да чете текста.
Нарича се „Обръщане на пирамидата“, защото буквално обръщаме структурата на текста, като първо представяме заключението и след това навлизаме в повече подробности.
Започваме бизнес писане чрез натрупване на сурови данни. След като приключи, ние събираме ключовите факти, свързани с разглеждания проблем, и анализираме информацията в текста. И накрая, ние тълкуваме анализа, за да направим изводите и препоръките от написаното.
Методът по-горе е типичен процес на изследване и стигане до заключение в бизнес писането. Когато искаме ефективно да представим информацията, ние обръщаме процеса, като обръщаме пирамидата.
За да обърнем пирамидата, трябва първо да заявим заключението (вижте пример за писмо по-долу). Позволява на читателя незабавно да улови най-важната част от писането, като им показва същността веднага. Ако читателят продължава да чете, той може да се потопи в начина, по който писателят интерпретира заключението и как е анализирал информацията. Обикновено взимащите решения стигат до стратегическо решение въз основа на заключението на писателя.
Като показваме първо заключенията, спестяваме на всички време, като намаляваме умствените усилия. Подробностите ще бъдат включени допълнително в писмена форма, ако читателят се интересува от темата и заключенията.
За да го кажем по-просто, нека визуализираме концепцията, сякаш е пирамида. Тук се стремим да завършим писането си със заключението, защото това е най-важният аспект и целта на писането. След това представяме анализ, основан на нашите заключения.
И накрая, ние включваме фактите, които изграждат основите на нашия анализ в дъното на пирамидата.
Практически пример
Нека отново разгледаме същия пример за писмо, което е написано без използване на SCQA и обръщане на пирамидата:
Четенето на първия абзац ни показва колко различно може да бъде чрез обръщане на пирамидата и използване на SCQA. Цялата информация за ситуацията, усложнението и въпроса може да бъде намерена в първата резюме. Останалата част от текста повтаря ситуацията, усложнението и въпроса няколко пъти преди отговора.
Горният проход е задръстен с битове данни, което прави прохода по-дълъг и по този начин по-сложен.
Сега сравнете първата буква с втората буква по-долу:
Заключението се поставя непосредствено в началото (вижте удебеления текст на изображението по-горе), като управляващият директор на компанията незабавно осъзнава основната тема на писмото. Ако продължи да чете писмото, ще забележи, че първото изречение съдържа ситуацията, второто изречение включва усложнението и въпроса и всичко след това е действителният отговор.
Второто писмо е значително по-кратко и привлича по-голямо внимание чрез обръщане на пирамидата със SCQA. Видът на писането е кратък и ефективен и създава история, която интересува читателя.
Свързани четения
Finance предлага сертифициран банков и кредитен анализатор (CBCA) ™ Сертифициране на CBCA ™ Сертифицираният банков и кредитен анализатор (CBCA) ™ е глобален стандарт за кредитни анализатори, който обхваща финанси, счетоводство, кредитен анализ, анализ на паричните потоци, моделиране на договори, заем изплащания и др. програма за сертифициране за тези, които искат да издигнат кариерата си на следващото ниво. За да продължите да учите и развивате своята база знания, моля, проучете допълнителните съответни ресурси по-долу:
- Формат на бизнес писмо Формат на бизнес писмо Бизнес писмото винаги трябва да следва определен формат и структура, за да се гарантира, че се получава като професионално и съвременно. Докато има много
- Автобиография срещу автобиография Автобиография срещу автобиография Като кандидат за работа, особено като нова, е важно да знаете разликата (ите) между автобиографията срещу автобиографията и кога да използвате по подходящ начин едното или другото. Подготовката и подаването на правилния документ е от решаващо значение за успеха на кандидатурата за работа.
- Мотивационно писмо за стаж Мотивационно писмо за стаж Мотивационното писмо за стаж се различава от типичното мотивационно писмо, тъй като студентът трябва да работи много по-усилено, за да покаже защо трябва да бъде нает. Когато кандидатстват за стаж, повечето компании изискват от студентите да напишат и изпратят мотивационно писмо за стаж като част от документите за кандидатстване.
- Резюме на Power Words Резюме на Power Words Резюмето на power words е дума или фраза, която помага на автобиографията на кандидата да се открои от останалите. Те обикновено са фрапиращи думи за действие и помагат да се опишат задачи и отговорности, които са били обработвани в минали работни места.