Бизнес писмото винаги трябва да следва определен формат и структура, за да е сигурно, че е получено като професионално и актуално. Въпреки че има много различни видове бизнес писма, това ръководство ще разгледа подробен пример за най-класическия формат на бизнес писма.
Общ преглед на бизнес писмото
В търговска корпорация Корпорацията е юридическо лице, създадено от физически лица, акционери или акционери, с цел дейност с цел печалба. На корпорациите е разрешено да сключват договори, да водят дела и да бъдат съдени, да притежават активи, да плащат федерални и щатски данъци и да заемат пари от финансови институции. , писмо е просто всякакъв вид кореспонденция, изпратена между две страни. Може да е за всяка тема и да се изпраща чрез много методи за доставка, като имейл, обикновена поща и ръчна доставка.
Тонът, който приемате в писмото, ще зависи от това коя е аудиторията и каква е целта на комуникацията Междуличностни умения Междуличностните умения са уменията, необходими за ефективно общуване, взаимодействие и работа с индивиди и групи. Тези с добри междуличностни умения са силни вербални и невербални комуникатори и често се считат за „добри с хората“. е. Понякога ще трябва да сте по-официални, а друг път е подходящ по-небрежен глас.
Примерът по-долу е неутрален глас и умерено ниво на формалност.
Структура на бизнес писма
По-долу е даден пример за това как е изложено и структурирано бизнес писмо. Чувствайте се свободни да копирате и поставите текста в собствения си имейл, Word или документ на Google и не забравяйте да го персонализирате и коригирате старателно.
[Име на изпращател]
[Име на компанията на подателя]
[Адрес на подателя]
[Град, държава / провинция и пощенски код на подателя]
[Телефонен номер и / или имейл адрес на подателя]
[Дата]
[Име на получателя]
[Име на компанията на получателя]
[Адрес на улицата на получателя]
[Град, държава / провинция и пощенски код на получателя]
[Телефонен номер и / или имейл адрес на получателя]
[Предмет]
[Уважаемо име],
[Въведение - тук обяснявате целта на писмото, като например защо го пишете, какво се надявате да постигнете от него и всяка друга важна информация, която искате да посочите предварително.]
[Средна секция - това е мястото, където вие разработвате и предоставяте повече подробности за това, което сте очертали в първия абзац. Може да има още няколко абзаца като този в зависимост от това колко дълго трябва да бъде писмото]
[Заключение - това е мястото, където приключвате и обобщавате нещата. В този параграф може да има призив за действие или следващи стъпки.]
[На Ваше разположение],
[Подпис]
[Име на подателя]
Пълен пример за бизнес писмо
След като вече сте запознати с формата на бизнес писма, нека разгледаме пример с вградена реална информация.
Джон Браво
ABC Education Inc.
1234 - улица 123
Ню Йорк, Ню Йорк 01218
21 май 2018 г.
Сара Джини
XYZ Company Inc.
6789 - 789 улица
Ню Йорк, Ню Йорк 04851
Re: Актуализирана честота на фактуриране
Уважаема г-жо Geenie,
Пиша ви, за да ви информирам за новия ни модел на ценообразуване, който влиза в сила на 1 февруари 2019 г. На първи февруари ще преминем от годишен фактурен цикъл към тримесечен фактурен цикъл и това писмо съдържа важна информация, която може да повлияе на вашата организация.
След провеждане на задълбочено проучване и получаване на обратна връзка от нашите клиенти, установихме, че повечето клиенти силно предпочитат тримесечен фактурен цикъл, а не годишен. За да отговорим най-добре на вашите нужди, решихме да предложим тази полза, която ще влезе в сила на 1 февруари 2019 г.
Това писмо е само за да ви уведоми за предстоящите промени и понастоящем от вас не се изискват незабавни действия. Благодарим ви за продължаващия бизнес.
На Ваше разположение,
Джон Браво
Изтеглете шаблона за формат на бизнес писмо
Въведете вашето име и имейл във формата по-долу и изтеглете безплатния шаблон сега!
Допълнителни съображения за форматиране
В допълнение към общия формат и структура, изложени по-горе, може да искате да разгледате и следната информация като стандартни бизнес практики.
Общите стандарти за форматиране включват:
- Arial, Times New Roman или подобен стандартен шрифт
- Размер 11 или 12 точка
- Главни букви на изречението
- бял фон
- Хартия с размер 5 ”x 11”
- Портретно оформление
- 1 ”маржове
- Единично, 1,5 или двойно разстояние
- Черен цвят на шрифта
- Използване на корпоративна бланка
- Едностранен или двустранен печат
- Обикновен бял фон
Допълнителни ресурси
Благодарим ви, че прочетохте това ръководство за това как да използвате правилния формат на бизнес писма. Finance е глобален доставчик на онлайн образование и предлага Финансово моделиране и оценка на анализа (FMVA) TM FMVA® сертифициране Присъединете се към 350 600+ студенти, които работят за компании като Amazon, JP Morgan и Ferrari сертифициране за финансови анализатори.
За да продължите да учите и да напредвате в кариерата си, тези допълнителни ресурси ще ви бъдат полезни:
- Шаблон за писмо за оставка Писмо за оставка Писмото за оставка е официално писмо, изпратено от служител до работодателя, в което се съобщава, че вече няма да работи във фирмата. Целта на оставката е да се създаде официален протокол за известие, да се предоставят подробности за последния ден на служителя, следващите стъпки и т.н. Този шаблон за писмо
- Шаблон за резюме Инвестиционно банкиране Шаблон за резюме на инвестиционно банкиране. Научете как да пишете автобиография за инвестиционно банкиране (анализатор или сътрудник) с безплатното ръководство и шаблон за автобиография на Finance. Резюмето за IB е уникално. Важно е да приспособите автобиографията си към отрасловия стандарт, за да избегнете незабавното изтриване
- Шаблон за мотивационно писмо Използвайте този шаблон за мотивационно писмо, за да получите интервю! Мотивационното писмо може да направи или развали кандидатурата за работа, така че е изключително важно да се оправи. Независимо дали писмото ви се чете от HR или директно от мениджъра по наемане, има няколко важни квадратчета, които трябва да отбележите. Това ръководство предоставя безплатен шаблон за мотивационно писмо и обяснение на това, което трябва да знаете
- Ръководства за интервюта Интервюта Ace следващото си интервю! Вижте ръководствата за интервюта на Finance с най-често срещаните въпроси и най-добрите отговори за всяка позиция в корпоративните финанси. Въпроси за интервю и отговор за финанси, счетоводство, инвестиционно банкиране, проучване на акции, търговско банкиране, FP&A, още! Безплатни ръководства и практика, за да вземете интервюто си